Datenschutz-Management (DSMS)

Warum ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) wichtig ist.

Bewusst oder unbewusst: In digitalen Daten stecken heute das Knowhow und die Prozesse von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Ohne diese Daten läuft nichts, was den von einem Hackerangriff betroffenen Organisationen schmerzlich vor Augen geführt wird. Jüngstes Beispiel: Der Aachener Süßwarenhersteller Lambertz. 

Datenschutz ist daher im originären Interesse der Verantwortlichen - und nicht nur wegen drohender Bußgelder oder anderer Lästigkeiten zu erledigen. 

Datenschutzmanagementsysteme (DSMS) gewährleisten diesen umfassenden Datenschutz, indem sie die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten sicherstellen.  Damit gelingt - an dieser Stelle - die Fokussierung auf das Kerngeschäft. Personenbezogene Daten werden im Hintergrund angemessen geschützt. Das Vertrauen von Geschäftspartnern und Mitarbeitern wird nicht fahrlässig gefährdet. 

Bestandteile eines Datenschutzmanagementsystems

Ein DSMS gewährleistet, dass alle datenschutzrelevanten Prozesse und Maßnahmen systematisch und kontinuierlich geplant, umgesetzt, überwacht und verbessert werden. Es bietet eine strukturierte Vorgehensweise zur Identifizierung und Verwaltung von Datenschutzrisiken und stellt sicher, dass datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllt werden.

Ein umfassendes DSMS besteht aus mehreren Schlüsselelementen:

  1. Datenschutzrichtlinien und -verfahren: Diese definieren die Grundsätze und Vorgaben für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Sie beschreiben, wie Daten erhoben, verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden.
  2. Datenschutzbeauftragter: In vielen Unternehmen ist die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich. Dieser überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und dient als Ansprechpartner für datenschutzrelevante Fragen.
  3. Risikomanagement: Dies umfasst die Identifikation und Bewertung von Datenschutzrisiken sowie die Implementierung von Maßnahmen zur Risikominderung.
  4. Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA): Eine DSFS ist eine systematische Bewertung der Auswirkungen eines Projekts oder einer Verarbeitungstätigkeit auf den Datenschutz. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen besteht.
  5. Schulung und Sensibilisierung: Mitarbeiter müssen regelmäßig in Datenschutzfragen geschult und sensibilisiert werden, um sicherzustellen, dass sie die Datenschutzrichtlinien verstehen und einhalten.
  6. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Diese beinhalten Sicherheitsvorkehrungen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und Datensicherungen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
  7. Dokumentation und Nachweisführung: Der lästigste Teil: Alle Datenschutzmaßnahmen und -prozesse müssen dokumentiert sein, um die Einhaltung der Vorschriften gegenüber der Aufsichtsbehörde nachweisen zu können.

Wie ein Datenschutzmanagementsystem funktioniert

Ein Datenschutzmanagementsystem folgt dem kontinuierlichen Verbesserungszyklus, oft als Plan-Do-Check-Act (PDCA)-Zyklus bekannt. Dieser Zyklus stellt sicher, dass Datenschutzmaßnahmen laufend überwacht und verbessert werden.

  1. Plan (Planen):
    • Risikobewertung: Identifizierung von Datenschutzrisiken und Bewertung ihrer möglichen Auswirkungen.
    • Ziele setzen: Festlegung von Zielen und Anforderungen für den Datenschutz im Unternehmen.
    • Strategien und Maßnahmen entwickeln: Erstellung von Plänen zur Umsetzung der Datenschutzrichtlinien und -verfahren.
  2. Do (Umsetzen):
    • Maßnahmen implementieren: Umsetzung der geplanten Datenschutzmaßnahmen und -strategien.
    • Schulungen durchführen: Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter in Datenschutzfragen.
  3. Check (Überprüfen):
    • Überwachung und Messung: Überprüfung der Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen durch regelmäßige Audits und Kontrollen.
    • Berichterstattung: Erstellung von Berichten über die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und -verfahren.
  4. Act (Handeln):
    • Verbesserungsmaßnahmen einleiten: Anpassung und Verbesserung der Datenschutzmaßnahmen basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung.
    • Kontinuierliche Verbesserung: Fortlaufende Anpassung und Verbesserung des DSMS, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Rechtliche Anforderungen an den Datenschutz

Seit 2018 gilt in der EU einheitlich und unmittelbar die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sie normiert die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten und enthält zugleich die beschriebenen Schlüsselelemente eines DSMS. Aus Sicht der Unternehmen wichtigster Punkt ist die Pflicht, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten und die Rechte der betroffenen Personen zu schützen. 

Unser Beitrag für Ihr DSMS 

Als Dienstleister im Bereich Datenschutzmanagement erstellen wir für und mit Ihnen das für Sie passende DSMS. Wir bieten Ihnen so umfassende Unterstützung, um sicherzustellen, dass Sie den Datenschutz in ihren Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen effektiv umsetzen. Unser Leistungsangebot umfasst:

  1. Beratung und Analyse: Wir führen eine detaillierte Bestandsaufnahme und Risikoanalyse durch, um den aktuellen Stand des Datenschutzes im Unternehmen zu ermitteln und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
  2. Erstellung und Implementierung von Datenschutzrichtlinien: Wir entwickeln maßgeschneiderte Datenschutzrichtlinien und -verfahren, die den spezifischen Anforderungen und Risiken des Unternehmens entsprechen.
  3. Schulung und Weiterbildung: Wir bieten Schulungen und Workshops an, um Mitarbeiter auf allen Ebenen für Datenschutzthemen zu sensibilisieren und sicherzustellen, dass sie die datenschutzrechtlichen Anforderungen kennen und umsetzen können.
  4. Unterstützung bei der Datenschutzfolgeabschätzung: Wir begleiten unsere Kunden bei der Durchführung von Datenschutzfolgeabschätzungen und helfen dabei, geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu identifizieren und umzusetzen.
  5. Technische und organisatorische Maßnahmen: Wir beraten bei der Auswahl und Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.
  6. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung: Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihr DSMS kontinuierlich zu überwachen, zu überprüfen und zu verbessern, um den sich ständig ändernden Anforderungen und Bedrohungen gerecht zu werden.

Fazit

Ein wirksames Datenschutzmanagementsystem ist unerlässlich, um den steigenden Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten gerecht zu werden. Es hilft Ihnen rechtliche Vorgaben zu erfüllen, Risiken zu minimieren und das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu stärken. Mit unserer Unterstützung implementieren Sie ein robustes DSMS und verbessern dieses kontinuierlich, um den Datenschutz nachhaltig zu gewährleisten. Vertrauen Sie auf unsere Expertise, wenn der Datenschutz mit den Entwicklungen bei Ihnen Schritt halten soll!