Mit den üblichen Verzögerungen im Gesetzgebungsverfahren ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Seitdem sind öffentliche Einrichtungen wie private Unternehmen in der Pflicht.
Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz basiert auf einer EU-Richtlinie, die den Schutz von Personen sicherstellt, die Rechtsverstöße melden. Typischerweise sind die meldenden Personen Mitarbeitende der Organisation, die der Vorwurf betrifft. Ziel des Gesetzes ist es, die sogenannten Whistleblower zu schützen und sicherzustellen, dass sie keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen fürchten müssen, wenn sie Rechtsverstöße offenlegen.
Das Gesetz verpflichtet Unternehmen und öffentliche Einrichtungen daher, interne Meldesysteme einzurichten, über die Hinweise auf Gesetzesverstöße anonym und sicher abgegeben werden können.
Wer ist betroffen?
Von den neuen Regelungen betroffen sind Unternehmen und öffentliche Einrichtungen mit mehr als 50 Mitarbeitern. Das gesetzlich vorgeschriebene Hinweisgebersystem muss hier bereits seit dem 3. Juli 2023 voll funktionsfähig sein. Unternehmen, die diese Anforderung nicht erfüllen, riskieren erhebliche Bußgelder und rechtliche Konsequenzen.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
Wer als Betroffener noch nicht gehandelt hat, sollte ganz schnell ein Hinweisgebersystem einrichten, das den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Das beinhaltet im Kern die Bereitstellung einer technischen Plattform, über die Mitarbeiter und andere Stakeholder sicher Hinweise auf Missstände im Unternehmen melden und mit der Meldestelle kommunizieren können. Darüber hinaus müssen Unternehmen dafür sorgen, dass eine zweite Kommunikationsmöglichkeit, etwa telefonisch – verfügbar ist. Dieser zweite „Kanal“ ist nicht nur gesetzlich, sondern auch zur Abgabe barrierefreier Meldungen erforderlich.
Ein weiteres zentrales Element des Hinweisgeberschutzsystems ist die zeitnahe fachliche Bewertung eingegangener Hinweise einschließlich des Anstoßens geeigneter Maßnahmen. Dies erfordert entweder den Aufbau interner Ressourcen oder die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, die über ausreichende Erfahrung mit Compliance-Sachverhalten haben.
Welche Lösungen gibt es am Markt?
Die gute Nachricht für Unternehmen ist, dass inzwischen zahlreiche Plattformlösungen verfügbar sind, die die technischen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen. Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen, den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, ohne selbst umfangreiche IT-Infrastrukturen aufbauen zu müssen. Die Kosten für solche Plattformen liegen bei etwa 100 Euro und bieten eine solide Grundlage, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Für Unternehmen, die sich nicht nur auf die technische Umsetzung beschränken, sondern eine umfassende Komplettlösung suchen, bieten Anbieter wie INTEGRITY maßgeschneiderte Lösungen an. Mit der Variante „Professional“ können Unternehmen ein vollumfängliches Hinweisgebersystem innerhalb von nur fünf Werktagen aktivieren. Diese Lösung umfasst nicht nur die technische Plattform, sondern auch die Bereitstellung einer Telefonhotline und die professionelle Bewertung der eingehenden Hinweise. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben nicht nur formal, sondern auch inhaltlich erfüllen.
Fazit: Jetzt handeln, bevor es zu spät ist
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist ein wichtiger Schritt, um Whistleblower zu schützen und Missstände in Unternehmen aufzudecken.
Unternehmen, die sich unsicher sind, wie sie die Vorgaben des Gesetzes umsetzen sollen, sollten sich professionelle Unterstützung suchen. Die richtige Plattformlösung und eine fachlich fundierte Bewertung der Hinweise sind entscheidend, um den Anforderungen gerecht zu werden und mögliche Sanktionen zu vermeiden.
Letztendlich gilt: Der Schutz von Hinweisgebern ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance für Unternehmen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Ein gut funktionierendes Hinweisgebersystem trägt dazu bei, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken und die Integrität des Unternehmens zu fördern.
Handlungsempfehlungen auf einen Blick:
- Prüfen Sie, ob Ihre Organisation betroffen ist. Haben Sie mehr als 50 Mitarbeiter – Teilzeitkräfte und AZUBIS mitzählen - müssen Sie ein Hinweisgebersystem funktionsfähig vorhalten.
- Lassen Sie ihre eigene IT außen vor Selbstgestrickte Lösungen sind angesichts der geringen Kosten und hohen Effektivität externer Systeme eine ineffiziente Alternative. Sie belasten zudem die eigene IT. Last but not least schätzen Mitarbeiter und Betriebsräte die Einbindung einer neutralen Plattform!
- Wählen Sie die richtige Lösung. Die reine Plattformlösung ist nur dann eine Option, wenn Sie einen angestellten erfahrenen Rechtsanwalt hierfür einsetzen können. Wählen Sie sonst besser eine Komplettlösung, die Ihnen das Thema vollständig abnimmt.
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